Effizient und nachhaltig: Optimierte Touren im Außendienst

Die optimale Planung von Außendienstaufträgen und die Zuteilung der richtigen Mitarbeiter werden immer komplexer

Die effiziente Disposition im Facility Management wird heutzutage durch unterschiedliche Einflussfaktoren bestimmt. Neben steigender Komplexität der Aufträge, wird auch das Recruiting qualifizierter Servicemitarbeiter immer schwieriger. Zeitgleich fordern Leistungsempfänger mehr Möglichkeiten zur Priorisierung von Aufträgen und präzisere Service-Zeitfenster. Externe Einflüsse, wie Staus, fehlende Haltemöglichkeiten in urbanen Gebieten oder Forderungen nach nachhaltigerer Mobilität, kommen erschwerend hinzu.

Bei der Einsatz- und Tourenplanung gilt es also neben den bekannten Dimensionen, diese Herausforderungen zu berücksichtigen. Planer unterscheiden dabei insbesondere zwischen:

  1. Auftragseingang
    • Auftragstyp, Zeitpunkt, Ort der Auftragserfüllung
    • Priorisierung
    • Bearbeitungsdauer
  2. Verfügbare Arbeitskräfte
  3. Individuelle Qualifikationen der Mitarbeiter (z.B. Fach-/ Ortskenntnisse)
  4. Arbeitszeitmodell, individuelle Arbeitszeitvereinbarungen (d.h. welcher Auftragstyp kann vom Mitarbeiter bearbeitet werden)
  5. Abfahrtsort des Mitarbeiters
  6. Voraussichtliche Verkehrsdichte (bisher von den meisten Planungsansätzen nicht systematisch berücksichtigt)
    • Tageszeitabhängige Fließgeschwindigkeiten des Verkehrs
  7. „Ad-Hoc-Aufträge“

Traditionelle Ansätze mit nur halb-automatisierten oder rein Erfahrungs-basierten Anwendungen und starrer Gebietslogik pro Servicemitarbeiter eignen sich daher nicht mehr. Für einen effizienten und flexiblen Außendienst, sollten verstärkt digitale Lösungen eingesetzt werden – insbesondere auch, um Zeit und Kosten zu sparen.

Intelligente Planungsansätze der Logistik helfen weiter
Aus der logistischen Tourenplanung sind moderne Software-Applikationen, wie z.B. Greenplan, nicht mehr wegzudenken. Die Einhaltung zeitkritischer Aufträge, anspruchsvolle Lieferzeitfenster, hohe Kundenansprüche (z.B. Abgabestellen, Sendungsverfolgung oder nachhaltige Lieferoptionen) und neue Mobilitätskonzepte (z.B. E-Autos) können nur durch eine automatisierte, intelligente Disposition sichergestellt werden. Im Außendienst lässt sich dieser Ansatz problemlos übernehmen. Die optimale Planung entlang räumlicher und zeitlicher Parameter unter Berücksichtigung tagesaktueller Fließgeschwindigkeiten des Verkehrs sowie spezifischer Zeitfenster, lässt präzisere Vorhersagen zur Ankunft der Servicekräfte zu. Moderne, dynamische Ansätze betrachten das gesamte Servicegebiet (d.h. ohne starre Gebietslogik pro Mitarbeiter bzw. Einsatzteam), um die Anzahl der Aufträge effizient zu verteilen. So lassen sich auch optimale Abfahrtszeiten anhand des Abfahrtsortes (z.B. Firmengelände, Heimatadresse) festlegen und die Anzahl der Touren bzw. die gefahrenen Kilometer reduzieren.

Greenplan begegnet diesen komplexen Rechnungen mit einem leistungsstarken Algorithmus, der Rechenleistung und Skalierbarkeit optimal vereint. Je komplexer die Disposition, desto sinnvoller die Implementierung einer modernen Software zur Tourenplanung. Dank Cloud-Hosting ist eine Integration in die bestehende IT-Infrastruktur deutlich einfacher und weniger kompliziert als noch vor einigen Jahren. Greenplan betrachtet zusätzlich kundenspezifische Bedürfnisse. Sogenannte „Business Rules“ dienen dabei als Basis für den optimierten Einsatz algorithmischer Tourenplanung, die perfekt auf den jeweiligen Einsatz zugeschnitten ist. Überlappende und dynamische Auftragsgebiete erlauben eine größere Flexibilität in der Distribution. Im Zusammenspiel mit den Disponenten ergibt sich im Facility Management ein enormes Potenzial. Beschleunigte Planungsprozesse, die Fokussierung auf Kernkompetenzen sowie CO2– und kostenoptimierte Touren sind das Ergebnis. Auch ungeplante „Ad-Hoc-Aufträge“ können – unter Berücksichtigung aller Nebenbedingungen (z.B. Zeitfenster oder verfügbare Mitarbeiter) – in das vorausberechnete Planungsszenario übernommen werden.

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