Hybrider Mailroom – Der Weg zur neuen Poststelle

Sie sitzen im Homeoffice und Ihre Post wird weiterhin zur Firma gesendet? Kein Einzelfall, seitdem immer mehr Unternehmen dazu übergehen dezentral zu arbeiten. Dabei sind die fristgerechte Zustellung und Bearbeitung von Geschäftsbriefen von größter Wichtigkeit. Ob digitale oder analoge Post es gilt die Geschäftskontinuität aufrechtzuhalten.

Die Anforderungen an die unternehmensinternen Poststellen können recht unterschiedlich ausfallen. Allen Unternehmen ist jedoch gemein, dass sie noch viele Jahre lang sowohl Post auf physischem als auch auf elektronischem Weg parallel zugeschickt bekommen werden. Obwohl der Anteil physischer Briefe rückläufig ist, gehören sie auch weiterhin zum festen Bestandteil der Kundenkommunikation der Unternehmen – als Rechnung, Mahnung, Produktwerbung oder Aktion. Da unsere Arbeitsweise zudem immer mobiler wird, benötigen Unternehmen auch Poststellen-Lösungen, die dezentral tätige Mitarbeiter und mehrere Standorte unterstützen können.

Hybride Poststellen sind gefragt
Unternehmensinterne Poststellen haben oft Mühe eine hybride digital-physische Umgebung zu bewältigen, da sie meist mit isolierten Prozessen arbeiten. Doch wenn das Dokumentenmanagement hybride Lösungen braucht, um Briefe und digitale Zustellwege unter einen Hut zu bringen, müssen Unternehmen mehr tun, als die beiden Silos Print und Digital jeweils für sich zu optimieren. Hybride Mailrooms – die physische Postströme und digitale Dokumente in einer integrierten Lösung verarbeiten – sind die Antwort. Und genau das setzen Unternehmen mit Hilfe von Dienstleistern wie Swiss Post Solutions (SPS) vermehrt um.

SPS ist mit über 600 Mailrooms weltweit die größte Mailroom-Betreiberin und bearbeitet jedes Jahr rund 120 Millionen Postsendungen für Unternehmen aus zahlreichen Branchen. Ob die Verwaltung der physischen Poststelle vor Ort oder von einem zentralen externen Standort aus – SPS wird allen Anforderungen an das Mailroom Management gerecht und verschafft Unternehmen Zugang zu neuesten Technologien und Prozessinnovationen. Zahlreiche Tools und Services, wie z. B. das Tracking von Sendungen, Kurierverwaltung oder Augmented Reality Lösungen, schaffen effiziente, durchgängige Prozesse.

Daneben stellen digitale Poststellenservices einen wichtigen Schritt auf dem Weg zum Büro der Zukunft dar. SPS scannt, kategorisiert und klassifiziert die Post, digitalisiert die Prozesse für die Eingangs- und Ausgangspost und schafft so einen vollständig elektronischen Workflow. Über eine sichere E-Mail-Plattform gelangen Informationen in Sekundenschnelle direkt an den Empfänger im Unternehmen. So können Mitarbeiter von jedem Ort und rund um die Uhr sicher auf ihre Post zugreifen.

Bild: Swiss Post Solutions

Die Verwaltung der gesamten Kommunikation in einer einzigen Lösung ermöglicht es Unternehmen, in einer hybriden Poststellenumgebung mit maximaler Effizienz zu arbeiten. SPS nutzt dabei ihr umfassendes Fachwissen, um ihre Kunden konsequent mit Best-in-Class-Services, höchsten Qualitätsstandards und attraktiven Kostenstrukturen zu unterstützen.

Von der traditionellen Poststelle zum modernen Service-Center
Neben Standardservices für die Poststelle, bietet SPS vielfältige individuelle on-demand Services an, die via QR-Codes oder Bestelltabletts abgerufen werden können. Angefangen bei Botengängen, können aus einem vordefinierten Portfolio Büro-Artikel wie Papier, Toner, aber auch Toiletten-Papier oder frische Geschirrhandtücher für die Büroküche bestellt und geliefert werden. Mit der einzigartigen Druck- und Versandlösung PriMailOne muss der Mitarbeiter sich nicht mehr selbst um den Druck und die Kuvertierung von Briefen kümmern. Die Post wird standortunabhängig über einen eigenen Zugang zum Druck und Versand in Auftrag gegeben und zentral auf dem Print-System von SPS ausgedruckt. Das spart nicht nur Versand- und Prozesskosten, sondern auch Zeit in den Abteilungen. Die Poststelle entwickelt sich so zum Service-Center für unterschiedlichste Dienstleistungen, eine Voraussetzung für ihren effizienten Betrieb.

Oliver Wibbe
Geschäftsführer
Swiss Post Solution GmbH
Tel.: +49 (0) 951 9168 200
sps.de@swisspost.com
www.swisspostsolutions.de