Die Abteilung meldet, es gebe zu wenig Plätze. Das Management will wissen, wie gut das Büro ausgelastet ist. Und für den nächsten Umbau soll feststehen, wie viele Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Rückzugsorte es wirklich braucht. Im Facility Management fehlen für solche Fragen oft belastbare Zahlen. Entschieden wird dann nach Gefühl, nach der lautesten Beschwerde oder nach der Kopfzahl.
Die Daten zeichnen häufig ein anderes Bild. Eine Auswertung von über 1,2 Millionen Arbeitsplatzbuchungen auf der Seatti-Plattform zeigt: Fast jeder zweite Arbeitsplatz wird an weniger als zwei Tagen pro Woche gebucht. Gleichzeitig ist nur ein Viertel der Plätze an drei oder mehr Tagen belegt. Nicht das ganze Büro ist voll oder leer, sondern bestimmte Bereiche sind gefragt und andere bleiben dauerhaft ungenutzt, oft ohne dass jemand weiß, warum.
„Wir wussten nicht, wenn wir umziehen sollen an einem gewissen Zeitpunkt, brauchen wir eigentlich mehr Platz oder weniger Platz? Aber das Zeichen ist Expansion, also die Gruppe will wachsen.“ – Julian Harrendorf, Corporate Development bei Jebsen & Jessen
Warum Buchungsdaten allein nicht reichen
Eine Buchung zeigt, wer kommen will, nicht, wer tatsächlich vor Ort ist. Wer Flächen, Services und Budgets verantwortet, braucht deshalb ein ehrliches Bild der realen Nutzung, und zwar ohne neues Hardware-Projekt, datenschutzkonform und so aufbereitet, dass es für Entscheidungen und Reporting direkt nutzbar ist.
Wie Seatti diesen Weg ermöglicht
Genau dafür haben wir Seatti als Office Operating System entwickelt. Unternehmen wie Bayer, SIXT und Eisenmann organisieren ihre Büros bereits mit Seatti. Das Modul Office Intelligence macht sichtbar, wie Flächen tatsächlich genutzt werden:
- Keine Sensoren: Anwesenheit wird über die bestehende Netzwerkinfrastruktur erkannt. Nichts muss montiert, verkabelt oder gewartet werden. Erfasst wird die tatsächliche Anwesenheit vor Ort, nicht nur Buchungs- und Planungsdaten.
- Bis auf Tischebene: Wo es genauer sein soll, erkennt Seatti die Belegung einzelner Arbeitsplätze über vorhandene Geräte wie Dockingstationen und Monitore.
- KI-Analyse im Chat: Fragen wie „Welche Bereiche waren im September am wenigsten genutzt?“ beantwortet Seatti direkt aus Ihren Daten. Das Reporting für das Management muss niemand mehr mühsam zusammensuchen.
- Datenschutz statt Überwachung: Ausgewertet wird aggregiert und ohne Rückschluss auf einzelne Personen. Seatti zeigt, wie Flächen genutzt werden, nicht, wer wann wo sitzt.
- Schnell eingeführt: Die Anbindung läuft über die vorhandene Microsoft-Infrastruktur, ohne Umbau und ohne Arbeiten vor Ort.
Vom Messen zur richtigen Arbeitsplatzquote
Mit diesen Daten lässt sich die entscheidende Frage beantworten: Wie viele Arbeitsplätze braucht das Team wirklich? Häufig lautet die Antwort, weniger als heute. Damit das im Alltag funktioniert, setzt das Modul Workspace Management die Entscheidung direkt um. Arbeitsplätze, Räume und Parkplätze werden nativ in Microsoft 365 und Teams buchbar. So bleibt der Betrieb auch mit weniger Plätzen an vollen Tagen verlässlich: ohne Engpässe und ohne Mitarbeitende, die morgens einen freien Tisch suchen. Die Wirkung jeder Änderung wird wieder in den Daten sichtbar.
Was das für den Betrieb bedeutet
- Die Arbeitsplatzquote auf Basis echter Nutzung festlegen statt nach Kopfzahl
- Ungenutzte Bereiche gezielt umplanen, etwa in Besprechungs- oder Rückzugsflächen
- Beschwerden über Platzmangel mit Daten statt mit Bauchgefühl beantworten
- Reinigung und Services an der tatsächlichen Nutzung ausrichten
„Das ist das erste Mal, dass wir im Unternehmen Zahlen haben. Bisher sind wir bei der Flächenplanung mit dem Daumen rangegangen.“ – Julian Harrendorf, Corporate Development bei Jebsen & Jessen
Wie wird Ihr Büro genutzt?
Auf unserer Kampagnenseite finden Sie den vollständigen Seatti Hybrid Work Reality Report 2026 und können eine Analyse Ihrer eigenen Belegung anfragen: https://www.seatti.co/bueroauslastung
