Wenn die Bauabteilung den Termin für die Auslobung nennt, beginnt für das Facility Management die Arbeit am Flächenprogramm für die Bürobereiche. Wie viele Quadratmeter, aufgeteilt auf welche Raumarten und in welcher Anzahl? Diese Festlegung geschieht innerhalb weniger Wochen zu Beginn jeden Bau- oder Umbauprojekts, und der Betrieb, der daraus folgt, dauert Jahrzehnte. Der schwedische Lösungsanbieter für Büro- und Arbeitswelten Kinnarps untersucht mit der Next Office®-Arbeitsplatzanalyse, wie Büroflächen tatsächlich genutzt werden. Die Erhebung liefert die Grundlage für ein Flächenprogramm, das auf Daten beruht.
Die Fortschreibung überträgt den Fehler
Zur Verfügung stehen dafür in der Regel die Flächen der Bestandsgebäude, die Personalplanung und Kennwerte je Arbeitsplatz. Daraus lässt sich in kurzer Zeit eine Zahl bilden: so viel wie bisher, korrigiert um erwartetes Wachstum, dazu eine Reserve.
Der Bestand bildet allerdings ab, wie vor zehn oder fünfzehn Jahren gearbeitet wurde. Damals brauchte jeder Beschäftigte einen festen Platz und Besprechungen waren die Ausnahme. Diese Struktur genügt den heutigen Anforderungen nicht mehr. Wird sie fortgeschrieben, wandert sie in ein Gebäude, das dreißig Jahre stehen soll. Der Zuschlag für Wachstum vergrößert dabei, was ohnehin nicht passt.
Was sich später kaum ändern lässt
Mit dem Entwurf liegen Grundrissraster, Zahl und Lage der geschlossenen Räume, Deckenhöhe und Akustikkonzept fest. Stellt sich zwei Jahre nach Bezug heraus, dass kleine Besprechungsräume fehlen, ist das im fertigen Gebäude kaum nachzurüsten. Zu großzügig bemessene Fläche wird wiederum über die gesamte Nutzungsdauer bewirtschaftet, mit Miete oder Kapitalbindung, Energie, Reinigung und Instandhaltung.
Das unterscheidet die Bedarfsfestlegung von den meisten Entscheidungen im Facility Management. Eine Reinigungsausschreibung lässt sich nach drei Jahren korrigieren, ein Wartungsvertrag ebenso. Ein Flächenprogramm hingegen wirkt über die Lebensdauer des Gebäudes.
Der Bedarf lässt sich erheben
Kinnarps hat mehr als 500 Arbeitsplatzanalysen abgeschlossen. Über 50.000 Menschen haben an den Web-Umfragen teilgenommen, dazu kommen mehr als 3.500 vertiefte Befragungen von Beschäftigten und über 2.500 von Führungskräften. Ein Ergebnis daraus ist, dass sich konzentrierte Einzelarbeit und Zusammenarbeit inzwischen etwa die Waage halten. Ein Flächenprogramm, das überwiegend feste Einzelarbeitsplätze vorsieht, deckt damit die Hälfte des Bedarfs ab.
Die Next Office®-Analyse setzt vor der Planung an. Sie klärt mit der Leitung Ziele, Rahmenbedingungen und Budget, erfasst über Workshops, Interviews und Befragungen die tatsächliche Arbeitsweise und nimmt parallel die vorhandene Raumstruktur auf.
Henrik Axell, Leiter Arbeitsplatzstrategie bei Kinnarps: „Wir erfassen systematisch, welche Tätigkeiten im Büro tatsächlich stattfinden. Erst danach lässt sich sagen, welche Umgebungen gebraucht werden und in welchem Verhältnis.“
Das Ergebnis benennt die Arbeitssituationen, die im Haus vorkommen, ihre Anteile und die Umgebungen, die sie brauchen. Daraus wird ein Flächenprogramm, das sich gegenüber Bauherrn, Architekt und Geschäftsführung sowohl für zusätzliche Fläche als auch für weniger begründen lässt.
Für eine vollständige Erhebung sind rund acht Wochen anzusetzen. In einer Projektterminplanung ist das darstellbar, sofern der Schritt vor dem Entwurf eingeplant wird. Erfolgt eine Erhebung jedoch danach, ist sie wirkungslos.
Das Gespräch dazu in Köln
Vom 27. bis 30. Oktober 2026 ist Kinnarps auf der ORGATEC in Köln, Halle 06.1, Stand C040. Bringen Sie Ihr Projekt mit. Im Schnellcheck am Stand ordnen die Kinnarps-Experten mit Ihnen ein, worauf Ihre Bedarfsannahme heute beruht, welche Arbeitssituationen darin berücksichtigt sind und was eine Erhebung in Ihrem Fall leisten würde. Sie erhalten eine erste Einschätzung, mit der Sie weiterarbeiten können. Die Zahl der Gespräche an den vier Messetagen ist begrenzt.
