In vielen Großunternehmen ist die Organisation von Meetings mit Catering noch immer von parallelen Prozessen geprägt: Räume werden in Outlook gebucht, Verpflegung per E-Mail abgestimmt, Rückfragen telefonisch geklärt und zur Absicherung Excel-Listen geführt. Das führt nicht nur zu hohem Abstimmungsaufwand, sondern auch zu Fehlern und fehlender Transparenz für alle Beteiligten – vom Mitarbeitenden bis zum Caterer.
Mit der zunehmenden Nutzung von Microsoft 365 stellt sich daher die Frage, wie sich solche alltäglichen Abläufe direkt in der bestehenden Infrastruktur abbilden lassen. Ein Ansatz ist die Integration des Catering-Managements in Outlook selbst. Genau hier setzt MazeMap Workplace an und verbindet Raumbuchung und Catering-Bestellung in einem durchgängigen Prozess – wie er sich in einem integrierten Catering-Management direkt in Microsoft 365 abbilden lässt.
Kernstück ist ein Outlook Add-In, das vollständig in Microsoft 365 eingebettet ist. Mitarbeitende planen wie gewohnt den Termin, laden Teilnehmer ein und öffnen anschließend innerhalb des Outlook Termins den Planungsassistenten – das Add-In. Hierüber suchen, filtern und buchen sie den gewünschten Raum und wählen anschließend das passende Catering und Ausstattung aus und können zusätzlich noch Hinweise für den Caterer hinzufügen – alles in einem Tool ohne Systemwechsel oder separate Bestelllisten. Systemseitig werden zudem automatisch Mindestbestellmengen, Vorlaufzeiten und Stornierungsfristen berücksichtigt. Auch positiv hervorzuheben ist, dass Teilnehmende nur den eigentlichen Meetingtermin in ihrem Kalender haben, während der Raum im Hintergrund zusätzlich für erforderliche Vor- und Nachbereitungszeiten blockiert wird.
Neben dem Outlook Add-In gibt es einen integrierten Catering-Shop sowie ein Dashboard für Caterer oder das Facility Management. Dort können Produkte und Ausstattung (wie z.B. Flipchart oder Bestuhlung) eingepflegt, Preise definiert und Regeln wie Lieferzeiten oder Mindestmengen hinterlegt werden. Bestellungen und Änderungen werden automatisch übermittelt und sind jederzeit transparent nachvollziehbar. Für Caterer entsteht so eine verlässliche Planungsgrundlage, während interne Teams von klaren Prozessen und reduzierten Rückfragen profitieren.
Ein zentraler Unterschied zu vielen marktüblichen Lösungen liegt in der echten Integration in Microsoft 365. Häufig handelt es sich lediglich um angebundene Drittsysteme, bei denen Räume technisch als „Teilnehmer“ eingeladen werden. Die Folge: parallele Ressourcenverwaltungen und fehlende Synchronisation. Räume erscheinen verfügbar, obwohl sie bereits belegt sind – Doppelbuchungen und Abstimmungsprobleme sind vorprogrammiert.
Bei MazeMap Workplace verbleibt die Ressourcenverwaltung hingegen vollständig in Microsoft Exchange. Dadurch bleiben Buchungen konsistent und in Echtzeit synchronisiert. Gleichzeitig ist die Lösung vollständig kompatibel mit Microsoft Teams Rooms, was Unternehmen maximale Flexibilität bei der eingesetzten Raumhardware ermöglicht.
Durch die konsequente Einbindung in Microsoft 365 entsteht ein durchgängiger digitaler Ablauf, der bestehende Tools sinnvoll erweitert, anstatt zusätzliche Systeme einzuführen. Das reduziert Komplexität, minimiert Fehlerquellen und erleichtert die Organisation im Arbeitsalltag spürbar.
Wie sich ein solcher Ansatz konkret in der Praxis auswirkt, zeigt sich vor allem im täglichen Einsatz: weniger Abstimmung, klarere Prozesse und eine deutlich effizientere Meetingorganisation.
Wer sich ein konkretes Bild von der Umsetzung in der Praxis machen möchte, kann die Lösung im Rahmen eines kompakten, kostenlosen Webinars kennenlernen:
„Effiziente Meetingorganisation: Nahtlose Integration von Catering-Management in Microsoft 365”
• Deutsch: 29.04., 11:00–11:30 Uhr (CET)
• Englisch: 08.05., 11:00–11:30 Uhr (CET)
In 30 Minuten wird gezeigt, wie sich Raumbuchung und Catering direkt in Outlook abbilden lassen und welche Auswirkungen dies auf Prozesse im Arbeitsalltag hat. Im Anschluss besteht die Möglichkeit, individuelle Fragen zu Use Cases aus der eigenen Praxis zu stellen.