Eine öffentliche Ausschreibung für Gebäudereinigungsleistungen, die realistische Leistungswerte zugrunde legt, geeignete Zuschlagskriterien definiert und die Kalkulationen der Bieter tatsächlich prüft, ist kein bürokratischer Mehraufwand, sondern Voraussetzung dafür, dass ein Vertrag zustande kommt, der eingehalten werden kann.

Wer öffentliche Ausschreibungen für Gebäudereinigungsleistungen beobachtet, kennt das Muster: Am Ende gewinnt fast immer das Angebot mit dem niedrigsten Preis. Auf dem Papier ist das transparent und für Laien rechtssicher – in der Praxis aber häufig der Anfang eines Problems, das erst Monate später sichtbar wird: Wenn Reinigungskräfte fehlen, Leistungen nicht erbracht werden und der Auftraggeber nachverhandeln muss, was eigentlich schon fixiert ist. Das ist kein Einzelfall. Es ist eine Systematik, die mit dem Missverständnis beginnt, das Angebot mit dem niedrigsten Preis sei automatisch das Wirtschaftlichste.

Warum der Preis allein die falsche Rechnung vorgibt

Die Kalkulation einer Gebäudereinigung basiert auf Leistungswerten, also der Fläche, die eine Reinigungskraft pro Stunde bewältigen kann, um die Leistungen im Leistungsverzeichnis abzuarbeiten. Dieser Wert ist keine feste Größe, sondern hängt im individuellen Leistungsverzeichnis von einer Vielzahl an Einflussfaktoren ab. Genau hier liegt das Problem für jede Ausschreibung: Es gibt keine universell gültigen Leistungswerte, wohl aber marktübliche und tatsächlich machbare Werte.

Ein Beispiel macht den Unterschied greifbar: Für ein Büro wurde als marktüblicher Leistungswert eine Reinigungszeit von 3,3 Minuten angesetzt. Realistisch betrachtet, unter Berücksichtigung aller Inhalte des Leistungsverzeichnisses, benötigt eine Reinigungskraft dafür aber machbare 6,5 Minuten. Die Differenz von etwa drei Minuten pro Raum und Reinigung mag zunächst klein erscheinen. Multipliziert über ein ganzes Reinigungsrevier oder -objekt entsteht im Jahresverlauf jedoch ein struktureller Zeitmangel, den die Reinigungskraft nicht ausgleichen kann, ohne Qualität zu opfern. Sie muss also Leistungen weglassen.

Wer unrealistische Leistungswerte in seiner Ausschreibung akzeptiert, schafft unrealistische Angebote – und öffnet Dumpingpreisen Tür und Tor. Das geht sogar so weit, dass Bieter fast zum „Immer-Billiger-Werden“ gedrängt werden, sonst würde sich die Mühe der Angebotserstellung gar nicht lohnen. Schließlich können Wettbewerber wieder mit höheren Leistungswerten aufwarten, um der Billigste zu werden.

Relevant sind vielmehr der Aufbau und die Wertung des Stundenverrechnungssatzes, der bereits bei der Konzeption des Vergabeverfahrens transparent strukturiert sein muss. Nur wenn der Stundenverrechnungssatz detailliert prüfbar ist, kann Dumping erkannt und aufgeklärt werden. Führen Nachfragen zu keiner nachvollziehbaren Aufklärung, wird das Angebot des Bieters gegebenenfalls ausgeschlossen.

Mehr Spielraum, als genutzt wird

Das europäische und nationale Vergaberecht zwingt niemanden zur reinen Preisentscheidung. Nach § 127 GWB und § 43 UVgO erhält das wirtschaftlichste Angebot den Zuschlag – und das bestimmt sich über das beste Preis-Leistungs-Verhältnis. Neben dem Preis können ausdrücklich qualitative, umweltbezogene und soziale Aspekte berücksichtigt werden. Dazu zählen u.a. technischer Wert, Betriebskosten, Lebenszykluskosten, Kundendienst, aber auch Organisation, Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Personals, sofern dessen Qualität die Auftragsausführung erheblich beeinflusst.

Die Vergabestellen müssen diese Kriterien, ihre Gewichtung und die Bewertungsmethode bereits mit den Vergabeunterlagen offenlegen. Das ist anspruchsvoll, wird aber in der Gebäudereinigung noch immer selten ausgeschöpft. Der Grund liegt weniger im Gesetz als in der Praxis: Eine reine Preiswertung ist einfach zu administrieren, rechtssicher zu begründen und schnell abzuschließen. Eine qualitätsorientierte Bewertung verlangt Vorarbeit, klare Konzeptanforderungen und eine belastbare Bewertungsmatrix. Genau diese Vorarbeit entscheidet später über die Qualität der Vertragsausführung.

Von der reinen Preiswertung zur Richtwertmethode

Die Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von Leistungen (UfAB) unterscheidet im Kern drei Bewertungsmethoden. Die reine Preiswertung beschränkt sich auf vollständig standardisierte Leistungen, bei denen die Qualität bereits durch die Leistungsbeschreibung abschließend gesichert ist. Für komplexe Reinigungsdienstleistungen mit individuellem Objektzuschnitt ist sie definitiv ungeeignet.

Die Einfache Richtwertmethode setzt Leistungspunktzahl und Preis in ein Verhältnis: Eine Kennzahl ergibt sich dabei aus dem Quotienten von Leistungspunkten und Preis. Die höchste Kennzahl gewinnt.

Die Erweiterte Richtwertmethode ergänzt dieses Prinzip um einen Schwankungsbereich und ein Entscheidungskriterium: Zunächst werden alle Angebote ermittelt, die innerhalb eines definierten Prozentbereichs um die beste Kennzahl liegen. Erst unter diesen verbliebenen, praktisch gleichwertig guten Angeboten entscheidet ein zuvor festgelegtes Kriterium – Preis oder Leistungspunktzahl – über den Zuschlag. Das Entscheidungskriterium ist keine Nebensache: Wird der Preis gewählt, gewinnt oft wieder das günstigste Angebot innerhalb der Toleranzgrenze. Wird die Leistungspunktzahl gewählt, setzt sich das leistungsstärkere Angebot durch, selbst wenn es etwas teurer ist. Vergabestellen, die diese Weichenstellung bewusst treffen, steuern das Ergebnis ihrer Ausschreibung erheblich stärker, als vielen bewusst ist.

Konkret gewichtet wird das über Konzeptwertungen, etwa ein Personalkonzept: Wie sucht der Bieter Personal, wie erfolgt das Onboarding, wie wird bei Ausfällen nachbesetzt, wie werden Mitarbeitende dauerhaft gebunden und kontrolliert? Solche Konzepte lassen sich anhand transparenter, in den Vergabeunterlagen vorab definierter Punkteraster bewerten. Voraussetzung dafür ist, dass die inhaltlichen Anforderungen klar formuliert und für alle Bietergrößen erfüllbar sind, auch für kleine und mittlere Unternehmen.

Vier Wertungsstufen, ein entscheidender Filter

In der Praxis lässt sich die Angebotswertung in vier Stufen teilen: die formale Prüfung, die fachliche Eignung, die Plausibilitätsprüfung der Kalkulation und schließlich die eigentliche Preis-Leistungs-Bewertung. Entscheidend ist die dritte Stufe. Wird die Plausibilitätsprüfung der Kalkulation übersprungen oder nur oberflächlich durchgeführt, gelangen unangemessen niedrige Preise ungefiltert in die finale Wertung und verzerren dort das Ergebnis zulasten der Bieter, die realistisch kalkuliert haben. Nur wenn alle vier Stufen kritisch und plausibel geprüft werden, lässt sich am Ende tatsächlich der wirtschaftlichste Bieter identifizieren.

Dass dieser Befund keine akademische Behauptung ist, zeigt eine aktuelle Befragung unter Vertriebs- und Kalkulationsverantwortlichen von bundesweit tätigen Gebäudedienstleistern mit langjähriger Erfahrung in öffentlichen Vergabeverfahren. Der zu starke Fokus auf den Preis wurde dort als größtes Hemmnis genannt, Preisdumping durch Mitbewerber als zweithäufigstes Problem. Nur eine von sechs befragten Personen hielt die bezuschlagten und frei einzutragenden Leistungswerte für realistisch, vier hielten sie für unrealistisch. Bemerkenswert dabei: Ausnahmslos alle Befragten fordern qualitätsorientierte Vergabemodelle. Ihre konkreten Forderungen deckten sich mit dem, was der rechtliche Rahmen bereits heute zulässt. Nämlich eine stärkere Gewichtung von Konzeptbewertung, eine Plausibilitätsprüfung der Kalkulation, mehr Werkverträge statt reiner Stundenkontrolle sowie ein strukturiertes Feedback nach Vergabeentscheidungen.

Qualität ist eine Kalkulationsgröße, kein Bekenntnis

Entscheidend ist der Perspektivwechsel: Qualität in der Gebäudereinigung ist kein weicher, schwer greifbarer Wert, den man gegen den Preis abwägen muss. Qualität lässt sich kalkulieren, in Leistungswerten abbilden, vertraglich definieren und über transparente Bewertungsmatrizen objektiv beurteilen. Wer stattdessen ausschließlich über den Preis vergibt, verlagert Probleme nur nach hinten – in Form von Personalfluktuation, Reklamationen, Nachverhandlungen und am Ende höheren Kosten. Damit müssen sich dann leider häufig die Leistungsempfänger in Schulen und Verwaltungen herumärgern.

Torsten Kohn

Zum Autor: Torsten Kohn ist Geschäftsführer der RAL Gütegemeinschaft Gebäudereinigung e.V. und Gesellschafter des Beratungs- und Weiterbildungsunternehmen sarikohn in Berlin.

Weitere Detailinformationen und ein Interview mit Torsten Kohn lesen Sie in der Printausgabe (Heft 10/2026) von „Der Facility Manager“, die am 24. September erscheint.